Vous êtes chargé de l'organisation d'une conférence ou d'un congrès ?
Questions fréquentes et conseils formulés aux organisateurs de conférences et congrès pour gérer au mieux les présentations et les orateurs de l'évènement.
Dans ce cas de figure, nous mettons en place un site d’upload des présentations en amont de l’évènement. Les orateurs ont alors la possibilité de déposer leur présentation en ligne. Le jour de l’évènement, les orateurs contrôlent leur présentation en salle de « Preview ».
La solution Advance Slide permet d’identifier facilement les orateurs n’ayant pas déposé leurs slides. L’équipe Advancecom, disponible en salle de « Preview » pendant toute la durée de l’évènement, vous fournira cette information à intervalle régulier.
Nous pouvons ajouter un « timer » pour chacun des orateurs. Un compte à rebours est alors affiché automatiquement dans le coin inférieur droit de l’écran de présentation. L’orateur connait précisément le temps dont il dispose.
Advance Slide s’habille aux couleurs de votre évènement et sa charte graphique est bien diffusée en salle. Notre studio graphique a pour mission d’intégrer l’identité visuelle fournie par l’organisateur.
Nous avons 4 options pour archiver ou retransmettre les évènements : nous fournissons l’ensemble des présentations en PDF sauvegardées sur clé USB ou sous le format Web Conférence ou via un site web de diffusion des Web Conférences ou encore en live streaming.
Advance Slide a été conçue et testée pour faire fonctionner jusqu’à 30 salles simultanément. Au delà, nous vous invitons à nous consulter pour mettre ne place un dispositif sur mesure.
Lorsqu’une salle ne peut plus accueillir de participants, la solution Advance Slide permet de retransmettre la session sur écran. Tous les participants peuvent alors suivre le déroulement de la présentation comme s’ils étaient dans la salle.
Vous êtes un orateur participant à un évènement ?
Questions fréquentes et conseils formulés aux orateurs pour la gestion des présentations pendant les conférences et congrès.
Vous pouvez changer et mettre à jour votre présentation autant de fois que cela est nécessaire.
Nous vous conseillons d’envoyer votre présentation à l’avance sur notre site d’upload. Un technicien intégrera votre présentation dans notre système. Elle sera prête à être vérifiée par vos soins en salle de « Preview ». Il vous suffira de passer rapidement pour un simple contrôle.
Les présentations sont déposées en salle de « Preview ». Cette salle vous est réservée pour déposer vos présentations et vous assurez qu’elles sont conformes à ce que vous avez réalisé sur votre ordinateur. La salle de « Preview » est signalée par des affichages spécifiques. Vous pouvez y déposer votre présentation après avoir retiré votre badge à l’accueil du congrès.
Le respect des recommandations que nous formulons en amont de l’évènement garantit la conformité de votre présentation une fois dans le logiciel Advance Slide. Par ailleurs, votre passage en salle de Preview sera plus rapide.
Une demi-journée avant votre passage est un bon délai pour déposer votre présentation. Ceci étant dit, si votre présentation contient des éléments multimédias ou des transitions particulières, nous vous recommandons de déposer votre présentation plus tôt.
Dans toutes nos salles de « Preview », nous prévoyons un espace dédié aux orateurs afin qu’ils puissent travailler. Nous mettons également à leur disposition une multiprise pour qu’il puisse brancher leur ordinateur.
L’équipe Advancecom est formée pour prendre en charge les vidéos dans vos présentations. Nous avons plusieurs solutions possibles en fonction du format vidéo utilisé. Un ingénieur se chargera de résoudre le problème. Généralement, l’intervention est très rapide. Cependant, si la solution consiste à convertir une vidéo assez longue, il faudra prévoir plus de temps. C’est pourquoi il est important de venir déposer votre présentation à l’avance.